אופן הפקדת תשלומים לקופת גמל – נקודות חשובות בטיוטת הממונה

מה נדרש מהמעסיק להעביר לחברה המנהלת בעת הפקדת הכספים, מהם המועדים להפקדת הכספים, ואילו אישורים יומצאו לעמיתים?

ב-10 בספטמבר פרסמה רשות ההון, ביטוח וחיסכון טיוטה שמטרתה לקבוע הוראות לעניין אופן הפקדת תשלומים לקופת גמל: מה נדרש מהמעסיק להעביר לחברה המנהלת בעת הפקדת הכספים, מועדים להפקדת הכספים, אילו אישורים יומצאו לעמיתים (ואם מדובר בשכירים גם למעסיקים) ועוד. ראוי לציין כי במידה ולא יהיה שינוי בממשק המעסיקים, החל משכר ינואר 2018 אשר ידווח בחודש פברואר, על כל בעל עסק שמעסיק חמישה עובדים ומעלה לדווח אך ורק בצורה דיגיטאלית בגין עובדיו (לחברה של עד 5 עובדים יהיה פטור ובלבד שתעמוד במס' קריטריונים מצטברים). לא אכנס לכל הסעיפים המופיעים בטיוטה זו, שבה עוד נעסוק לקראת סוף השנה הנוכחית, אך ברצוני להאיר מספר נקודות חשובות:

1. לא בהמחאות – נקבעו 4 אפשרויות לקבלת כספים על ידי חברה מנהלת: כרטיס אשראי, העברה בנקאית, שובר תשלום או הרשאה לחיוב חשבון. מסעיף זה עולה כי למעשה לא תוכל חברה מנהלת לקבל יותר המחאות עבור עמיתיה, וזאת במטרה למנוע טעויות הנובעות מקליטה ידנית מול שאר האמצעים שהינם דיגיטליים וזאת על בסיס דברי ההסבר המצורפים בטיוטה.

2. קובץ מקורי – דיווח לחברה המנהלת יהיה תואם לנתונים במערכת השכר של המעסיק ולא ייעשה שינוי בנתוני קובץ הדיווח המופק ממערכת השכר. לתפיסת הרשות נמצא בבדיקות שנערכו כי גורמים שמספקים שרותי תפעול למעסיקים מבצעים שינויים בדיווחים המופקים במערכות השכר של המעסיק, דבר שמביא לאי התאמה בין הדיווח המופק במערכת השכר, לבין הדיווח במועבר בפועל לחברה המנהלת.

3. חובת הדיווח – מעסיקים יצטרכו להעביר לגופים המנהלים את מספרי המכשירים הניידים של עובדיהם בזמן צירופם לגוף המנהל. הגופים המנהלים יחויבו לדווח לעמיתיהם גם לגבי הכספים המופקדים עבורם חודש בחודשו, ואם אין ברשות העובד מכשיר נייד הדיווח יגיע לדואר האלקטרוני של העובד, כולל דיווח במסרונים קוליים לאוכלוסיות עם לקויות ראיה או אוכלוסיות עם מכשירים כשרים בלבד. גם בזמן הפסקת תשלומים על ידי המעסיק יצטרכו החברות המנהלות להודיע לעמיתים בדרכים דומות, כולל בדואר, למי שאין לו מכשיר נייד או דואר אלקטרוני.

4. כספי פיצויים – בזמן ניתוק יחסי עובד־מעסיק, יעביר המעסיק דיווח לגבי מעמד כספי הפיצויים של העובד. אם לטענת המעסיק העובד אינו זכאי לכספי פיצויים, חובת החברה המנהלת להודיע על כך לעובד בתוך 14 ימי עסקים ממועד קבלת ההודעה על ידי המעסיק.

5. היזונים חוזרים – נקבעו השדות אשר יהיו בכל סוג היזון חוזר, מההיזון החוזר הראשוני אשר ישלח למעסיק בתוך 3 שעות ממועד הדיווח, עובר דרך היזון חוזר מסכם בתוך 5 ימי עסקים ממועד הדיווח, ועד היזון חוזר מסכם חודשי ושנתי. ראוי לציין, כי בהיזון החוזר המסכם לא יועבר מידע על אופן פיצול הכספים של העובד בין חשבונותיו או הפוליסות השונות הרשומות לזכות העובד בחברה.

6. מסירת הודעות – נקבעו כללים למסירת הודעות ואישורים מהחברה המנהלת למעסיק, כולל גורם מתפעל – מוצע לחייב חברות מנהלות לאפשר לכל מעסיק וגם לכל גורם מתפעל גישה לחשבון אישי מקוון, מוקד שירות טלפוני ייעודי ומייל ייעודי. בחשבון הייעודי יוצגו השדות הבאים:

  • שם קופת הגמל הרשומה לזכות העובד ומספר האישור שלה.
  • מידע ביחס להפקדות המעסיק בגין העובד
  • סך יתרות פיצויים לעובד ומספר תיק ניכויים של החברה המנהלת
  • התראה על אי הפקדה לעובד
  • התראה על חוב של המעסיק, לרבות דיווח על ריבית פיגורים
  • תחזית גביה עבור פוליסת ביטוח עם פרמיה משתנה

7. מועדי הפקדה – נקבעה הקלה לכל מעסיק של עובד במשק בית, בגינה יותר למעסיק דיווח אחת לרבעון ולא יאוחר משבעה ימי עסקים מתום הרבעון. כאמור, מדובר רק בתמצית קצרה מטיוטה זו, הכוללת גם הוראות נוספות לגבי החזר כספים עודפים, טיפול בהפקדות פטורות ועוד. החומר במלואו, לאחר גיבוש החוזר הסופי, יועבר לכל חברי הלשכה בצורה מסודרת במדיות השונות.

הכותב הוא יו"ר הוועדה הפנסיונית בלשכת סוכני ביטוח