אין לכם זמן? כך תנהלו את סדר היום שלכם בצורה טובה יותר

המשאב היקר ביותר שלנו הוא זמן, אך רבים מאיתנו מתלוננים על המחסור בו. בחינת סדר היום ושינוי שלו – יאפשרו לנו להקצות זמן לדברים החשובים ולמצוא מקום גם לתחביבים

אם הייתי מעניקה לכם 86,400 שקל בכל יום, מה הייתם עושים עם הסכום הזה ואיך הייתם מנצלים אותו? הרעיונות והיוזמות לניצול הכסף הם רבים וטובים. בוודאי תופתעו לדעת שאנחנו מקבלים 86,400 שניות לניצול בכל יום. כעת תשאלו את עצמכם, האם כל מה שאתם רוצים נכנס ליום יום שלכם? האם אתם מפנים את הזמן גם לפנאי או לתחביב, שלעיתים אתם נזכרים שרציתם לעסוק בו?

כאשר אנו מתכננים אירוע משפחתי או אירוע חברה, כל דבר מתוכנן לפרטי פרטים ומוקצה לו הזמן הדרוש: קבלת הפנים, ברכות/נאום, תחילת מסיבה, הגשת האוכל וכולי. אם כך, איך יתכן שאנו לא מקדישים מספיק זמן לתכנון היום? איך יתכן שלא נשבץ דייט עם בת הזוג או זמן לחדר הכושר, ונתנהל במתכונת "הישרדותית": יוצא – טוב, לא יוצא – אולי מחר, מחרתיים, מתישהו?

כמנהלת משאבי אנוש לשעבר, שמעתי לא אחת תלונות על המחסור בזמן כאשר שאלתי אודות התקדמות של נושא מסוים, ובאותה מידה שיחות על הא ועל דא בפרוזדור עם הקפה, שבקלות ניתן היה להעביר לשעת אחר הצהריים.

אשמח להאיר מספר נקודות, שמניסיוני עובדות:

  • התבוננו ביום העבודה שלכם: האם יש משהו שניתן לשנות? או לעשות אחרת?
  • האם אתם עובדים ביעילות או נגררים ל"בזבזני הזמן"? שיחות טלפון, חשובות ככל שיהיו, ניתן לדחות לפרק זמן שתקצו מראש בשעות פחות אפקטיביות. לדוגמא, אם בבוקר אתם נמרצים יותר, ניתן לטפל בבעיות סבוכות המצריכות הקדשת זמן וקידום הנושא, לעומת שיחת חולין עם חברה או אפילו ספק/לקוח. ישנן שיחות שניתן ורצוי לדחות לשעות אחרות.
יש לנו 400,86 שניות לניצול בכל יום | צילום: fotolia
יש לנו 86,400 שניות לניצול בכל יום | צילום: fotolia
  • ערכו רשימה של כל הצרכים שלכם, ושאלו את עצמכם:

א. מי יכול לטפל בזה במקומי (אם ניתן)?

ב. כמה זמן יידרש לי לכך?

ג. מהם המשאבים העומדים לרשותי?

ד. מהו הזמן הטוב ביותר שאותו אקצה לטובת קידום העניין? (ובהתאם סגרו ביומן זמן מתאים).

  • מניעה: אחד הסממנים למנהיגות הפנימית שלנו הוא מניעת משבר שייתכן וייגרם, אם לא נטפל ולא ניתן לו קדימות היום. אם נגרר לניירת, טיפול בחשבונות וישיבות צוות שאינן תכליתיות, הרי שאותו עניין שלפני מספר שבועות היה חשוב אך לא דחוף, יהפוך להיות עניין בוער של ממש.

אתם אולי מכירים את הסיפור על המרצה לניהול זמן שהובא להרצאה באחת האוניברסיטאות, ואת ההדגמה שהוא עשה בנושא האבנים הגדולות. אם לא נזהה את האבנים הגדולות בחיינו ונקצה להן זמן: נפתח את היומן ונקבע תאריך לפגישת החברים, נקדיש את מספר השעות שאנו רוצים לילדים, לזוגיות, למשימות חשובות, לתחביבים ועוד, לא יהיו לנו אבנים גדולות, אלא מרוץ ארוך ובלתי נפסק.

המשאב היקר ביותר שלנו הוא הזמן.