המדריך המלא: כך תקיימו כנס וירטואלי מוצלח

סו"ב אשר לוי מסביר איך לתכנן, לערוך ולנהל כנס וירטואלי למאות לקוחות מבלי לצאת מהבית או מהמשרד
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

סוכני הביטוח מבדלים את עצמם מהחברות הישירות וגם אחד מהשני באופן התקשורת עם הלקוחות. מגיפת הקורונה הביאה לפתחינו הזדמנויות שונות. הפעולה הראשונה שהלקוחות עשו זה לצמצם את עלויות הביטוח. אנו, כסוכני ביטוח, מחויבים להקשיב, לתמוך ולתת עצה טובה בתקופה מורכבת זו, וכך עשינו.

דווקא בתקופה זו שרובינו צמצמנו בכמות העובדים, וכמות הפגישות והמכירות החדשות פחתו באופן משמעותי, צריך לראות אילו הזדמנויות חדשות נגלת לעינינו ברגעים מאתגרים אלה, וכיצד הם יכולים לשמש אותנו גם בעתיד.

כנס בזום. צילום: shutterstock

מי מאיתנו לא חלם על כנס לכלל לקוחותיו? או לחלק מלקוחותיו כגון עצמאים או שכירים? מי לא רצה למלא אולם בכמה עשרות (או מאות) לקוחות קיימים, להביא פאנל מומחים בתחומים שונים ולהעניק לקהל הלקוחות ערך מוסף, כזה שיגרום לו לדבר עליכם גם הרבה אחרי הכנס?

עידן הקורונה הביא איתו את ה ZOOM-, ואנחנו ב"אשר לוי סוכנות לביטוח" גילינו את נפלאות הזום כבר מהתחלה, וכפיתוח לרעיון שניתן לנו על ידי חברת מגדל החלטנו לעשות כנס וירטואלי ללקוחותינו.

ארגז כלים דיגיטליים

סוכנות הביטוח שלנו מבטחת אלפי מסגרות חינוכיות לילדים בגילאי 0-6 שעקב מגפת הקורונה נסגרו בבת אחת. ברור לכולם כיצד אירוע כזה משפיע על בעלי הגנים, וכמובן גם עלינו כסוכנות המטפלת בלקוחות אלו.

לאחר ההלם הראשוני, החלטנו להרים את הכפפה ופנינו באופן ישיר ללקוחותינו עם הכלים הדיגיטליים שעומדים לרשותנו, ויצרנו פאנל מומחים לכל מה שכואב בתקופה זאת, החל מחשש מהידבקויות ילדים בקורונה כשיגיעו לגן, יעוץ משפטי על חוזים ודיני עבודה, יעוץ ארגוני, חסכונות וכמובן נושא הביטוח.

פרסום הכנס תפס תאוצה והפך ל-4 כנסים לקהלי הלקוחות שלנו (ארגוני גנים ומעונות יום, מנהלי צהרונים, בעלי עסק עצמאי ועובדים שכירים). קרוב ל-400 לקוחות שהשתתפו בכנסים אלו, ולמדנו מהם המון.

אני רוצה לתת לכם את עשרת הדיברות ליצירת כנס וירטואלי, מבלי לצאת מהבית:
  1. תחליטו לאיזה פלח לקוחות אתם רוצים להתאים את הכנס – זכרו שצרכי הלקוחות שלכם שונים.
  2. תגעו במקומות שכואבים ללקוחות ולא רק לכם, ובקשו שישלחו שאלות מראש.
  3. תבחרו את הנושאים שאתם רוצים לדבר עליהם והתאימו את חברי הפאנל – לא חייבים לדבר רק על ביטוח. גם פסיכולוג, יועץ מס או יועצת ארגונית יכולים לגרום לאנשים לצאת מהקופסה ולקבל פרספקטיבה שונה, וככה הכנס גם לא נראה מכירתי מדי.
  4. תקדישו תקציב לפרסום בפייסבוק – כולם נמצאים היום במדיה החברתית, אפילו יותר מפעם. תקציב של 200-300 שקל יכול להביא את הכנס שלכם לכמה אלפי עיניים של לקוחות קיימים ופוטנציאליים.
  5. תקדישו זמן להכיר את מערכת הzoom- – יש לזום לא מעט אפשרויות (כמו שיתוף מסך, צ'אט והקלטה). חשוב ללמוד אותם מבעוד מועד כדי לנהל את הכנס בצורה מקצועית ועם מינימום תקלות.
  6. נהלו זמנים – תזכרו שהקשב של הקהל מוגבל. תאמו ציפיות עם כל חבר פאנל מראש ובקשו לדעת מהם הנושאים עליהם הוא מתכוון לדבר.
  7. ניהול והנחיה – יש למנות מנהל אחראי לזום שיעקוב אחרי כניסת לקוחות, יציאת לקוחות, קריאת שאלות, עמידה בלוח זמנים, הזמנת חברי הפאנל, הוספת נקודות לשיחה במהלך המפגש, ריכוז התשובות וכו.
  8. לא לפחד משאלות – אל תפחדו משאלות קשות של לקוחות, תעמדו מולם והם יעריכו זאת, גם אם אין לכם תשובות להכל, ביום שאחרי הם יעריכו שהקשבתם להם.
  9. תוציאו סיכום ותניעו לפעולה – פרסמתם את הכנס, כינסתם את כולם, דיברתם הרבה דברי חכמה. בסופו של דבר חשוב לנו להישאר בתודעה, לשמור על לקוחות קיימים וכמובן להגדיל מכירות. הוציאו סיכום (לא ארוך) לכנס שלכם. סכמו את הנקודות החשובות והניעו אנשים לפעולה (יצירת קשר, השארת פרטים לבדיקת תיק וכד').
  10. היום שאחרי: הלקוחות למדו שיש דרך נוספת להיפגש ולקבל שירות, וגם ראו אותכם.

לסיכום, יש לא מעט יתרונות וכלים חדשים שגילינו בחודשיים האחרונים. חלקם כאן כדי להישאר. נצלו אותם בחוכמה.

הכותב הוא הבעלים של "אשר לוי סוכנות לביטוח", חבר מחוז ירושלים בלשכה

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email