לא אחת אנו צריכים לעשות כמה דברים בו זמנית. נכנסות פתאום דרישות חדשות ולא צפויות ואנו נתבעים לבצע את העבודה מיד ועל הצד הטוב ביותר. אז מה עושים ואיך מתמודדים?
האמרה ”מי שיש לו זמן – יש לו זמן להכל, ומי שאין לו זמן – אין לו זמן לכלום“ בהחלט נכונה בהקשר זה. אפשר לעבוד בהספק גבוה וביעילות, במידה שנשמור על כללים מסוימים שיהפכו להרגל אישי ולחלק משיטת העבודה שלנו. להלן כללים מטכניקה ”ניהול זמן“ שמומלץ לאמץ, אם לא את כולן לפחות את חלקן:
1. עשו רשימה של מטלות שעומדות על הפרק וציינו סדר עדיפויות – מהחשוב ביותר לחשוב פחות. מומלץ להכין רשימה כזו כל בוקר לפני שמתחילים לעבוד. ”השקעה“ קטנה זאת בתחילת יום תתרום רבות לעשיית סדר בראש , להתרכזות בעיקר ולא בטפל, ולהרגשה פחות לחוצה. הנושאים לטיפול מופיעים לפנינו שחור על גבי לבן ולא נמצאים באיזה שהוא מקום בחלל מוחנו ומהווים מקור למתח ולטרדה מיותרים, ועלולים להפחית את יעילותנו.
2. קבעו מועדי סיום ריאליים לכל אחת מהמטלות. במידה ומדובר במטלה גדולה, כמו הכנת מאזן שנתי, סקר שכר לעובדים וכדומה, חלקו כל מטלה כזו ליחידות קטנות, תוך קביעת מועד סיום לכל אחד מהם. חלוקת מטלה גדולה למטלות משנה שנעשות במרווחי זמן ריאליים יוצרת תחושת מסוגלות, והופכת את המשימה המאיימת לאתגר שאפשר לעמוד בו.
3. אין לערבב ניירת ללא סדר ולהעמיס את השולחן בניירת, זה רק ”מבלגן“ את המחשבה. יש לקרוא כל נייר באופן שיטתי, לפעול בהתאם, לתייק, לזרוק וכן הלאה. אי סדר בשולחן העבודה יוצר אי סדר במחשבה ותחושה שיש אין סוף מטלות שרובצות על גבינו ומחכות לטיפול. כאשר נעשה סדר בניירות נגלה פתאום שחלקם הגדול כבר לא רלוונטיות וניתן להשליך אותן לפח האשפה, וחלקן דורשות טיפול קל ומהיר. לאחר סידור כזה נמצא שאנו מתפנים להתעסק במטלות העיקריות.
4. לאחר שהגעתם להחלטה שכחו אותה ועברו לנושא הבא. אין טעם לבזבז זמן ואנרגיה בלחשוב אם ההחלטה היתה טובה או לאו. לפני הביצוע יש לבדוק את העובדות ביסודיות ולפעול בהתאם. ואולם לאחר הביצוע אין טעם לחשבונות נפש וייסורים מיותרים. כולנו עלולים לטעות מדי פעם, אבל אין בכך לרפות את ידנו , או כדי לגרום לנו לפעול בהססנות ובחוסר נחישות. מוטב לעשות ולטעות מדי פעם, מאשר למרוח את הזמן על התלבטויות שלא יובילו אותנו לשום מקום.
5. יש לדבוק כל פעם במשימה אחת ולסיים אותה, ולא לחשוב על משימות אחרות. לדוגמה, אם אנחנו מראיינים כרגע, לא להכניס שיחות טלפון, יש להתרכז בראיון ולהיות עם המרואיין. המשימות לא יסתיימו אף פעם ואין טעם בלחשוב מה פיספסנו כרגע ומה היינו צריכים לעשות. המטרה היא להיות כאן ועכשיו בכל משימה.
6. שימוש בתוכנה לניהול סדר יום עשויה ליעל את תכנון הזמן שלנו. באמצעותם נוכל לתזמן פגישות עם גורמים שונים בארגון, לנהל משימות לפי לוחות זמנים שקבענו, לקבל התראות קוליות על מועדי פגישות שלפנינו ועוד. מי שהתחיל לעבוד עם תוכנה כזו מגלה שהוא לא יכול בלעדיה.
7. לכל אחד מאתנו שעון ביולוגי שפועל בצורה שונה מחברו. בדרך כלל רוב האנשים חשים רעננים וצלולים יותר בשעות הבוקר . שימו לב אילו משעות היום הן שעות השיא שלנו ועשו בהם את המשימות החשובות. השתמשו בנקודת השפל לפעולות רוטיניות ופחות חשובות. לדוגמה, כשרעננים בבוקר מתקשרים ללקוחות, בצהריים, בשעת ”הנפילה הגדולה“, מתייקים.
8. קבעו סדרי עדיפויות לטלפונים, מכתבים, ומיילים, וטפלו בחשובים ביותר קודם. מי שעובד עם מיילים מגלה שמדובר במקור לחץ, שמקשה על ניהול הזמן. מדי פעם מופנה הקשב שלנו לדואר האלקטרוני הנכנס. כדאי להימנע מנוהג זה ולא לטפל בכל מייל בודד שמגיע, אלא לקבוע שאחת לכמה שעות נטפל בכמות גדולה של מיילים שהגיעה, תוך שביתר הזמן נתעסק במטלות אחרות, לא פחות חשובות.
9. היותנו זמינים באופן קבוע לשיחות בטלפונים סלולריים עלולה לפגוע ביכולתנו לנהל את זמננו כראוי. מה לעשות כאשר אנו נמצאים בפגישה ופתאום הטלפון הנייד מתקשר? פשוט נכבה את המכשיר עד שהפגישה תסתיים, כך מלוא הקשב יהיה מופנה לנושאים שבדיון. המתקשרים יכולים לחכות עד שהדיון יסתיים, והם יעריכו אתכם יותר כאשר תחזרו אליהם כשמלוא תשומת הלב מופנית אליהם.
10.עומס מטלות גורם לנו, לא אחת, להזניח את הממד הבין אישי שבעבודה. אנו רוצים להספיק כמה שיותר ולכן במקום להתקשר, או לפגוש את הלקוח, או העמית לעבודה שפנה אלינו, אנו שולחים מייל קצר למי שפנה. זכרו, אין תחליף למפגש או לשיחה בלתי אמצעית, דרכה אנו לומדים טוב יותר את הבעיה ונותנים לה פתרון הולם יותר. קשר אנושי ובלתי אמצעי, אף שהוא אורך יותר זמן ממענה בכתב, יתרום לעבודה איכותית.
11. יש לשמור על זמני פגישות קצרים וענייניים, ולא לאפשר להם לגלוש. קבעו מועד סיום לפגישות אלה ועמדו בהם. גלישה קטנה בכל פעם יוצרת דחייה של משימות שמחכות בתור, ובסופו של דבר יוצרת פיגור גדול בלוח הזמנים.
12. השכמה מוקדמת ופעילות כבר בשעות הבוקר המוקדמות תסייע לנו לארגן את סדר יומנו כראוי, ומסייעת לתחושה של שליטה בזמן ופיגור מיותר בלוחות הזמנים. זה הזמן לעבור על סדר היום ולארגן אותו, לסדר את שולחן העבודה, לסדר את הניירת שעל שולחן העבודה, לקרוא מיילים ולהתכונן לבאות מתוך רעננות וריכוז מקסימליים.
13. שבצו בלוח הזמנים שלכם מועדים שבהם אין לכם מטלות מיוחדות. פסקי הזמן האלה חשובים לשם תכנון לטווח ארוך ושיפור תהליכי עבודה. מדובר בפסק זמן יצירתי שמסייע לחשוב על פתרונות חלופיים ודרכי עבודה הולמים יותר.
14. גם בזמנים הלחוצים ביותר אין להזניח את המשפחה. המשפחה הינה מקור כוחנו והבסיס שממנו אנו יוצאים לעבודת יומנו. לכן מומלץ שנקבע זמנים קבועים במהלך היום, שבהם ניצור קשר ונגלה מעורבות בכל הקורה בחוג המשפחה.
15. קחו חופשה מדי פעם. החופשה עושה נפלאות בכל הנוגע לקבלת פרופורציות בחיים. מדובר בזמן איכות שאם נדע לנצלו כראוי, אזי נמלא את המצברים ונגיע לעבודה מאוזנים יותר ומסוגלים לנהל את זמננו ביתר יעילות.
