כל אחד נתקל במחסור בזמן: זמן לעשות follow up מול לקוחות ומול העובדים, זמן לעשות סדר בכל הנתונים שיש לנו בסביבת העבודה, זמן לקבוע סדרי עדיפויות ולכוון את העובדים כך שיעבדו על הנושאים החשובים ביותר. המנהלות השוטפות היומיומיות והבעיות הפתאומיות שצצות על שולחנכם גוזלות את עיקר זמנכם ובאופן ישיר ועקיף פוגעות במקצוענות שלכם.
בכל עסק יש הרבה מידע שמוזן לקבצים ולמערכות מידע שונות אולם במרבית המקרים מידע זה אינו מתחבר לקבלת תמונה ברורה של העסק ואין הפקת ערך מוסף ממנו. אנו הופכים ל"עבדים" של המערכות השונות, משקיעים זמן רב בהזנת נתונים אבל לא מפיקים מכך תובנות עסקיות. המידע הרב שנמצא אצלנו לא מתורגם לידע ושיפור בקבלת החלטות.
אז מה אפשר לעשות כדי לנצל את זמן העבודה באיכות וביעילות ולהפיק את המירב מהנתונים שיש במערכות המידע? המקום שבו עלינו להתמקד הוא ה־back office. זהו מושג כללי המכיל מגוון רב של נושאים – טיפול בלידים, מעקב אחר תביעות, מעקב אחר פניות פתוחות, מעקב אחר מכירות, חישובי שכר שונים הקשורים לתפוקות, בחינת הרווחיות של לקוחות או מוצרים.
בין אם יש לכם עשרות מבוטחים או עשרות אלפי מבוטחים, כדאי שיהיו לכם כלים לניהול המידע ולביצוע בקרה שתכליתה היא מהירות התגובה והשירותיות מול הלקוחות. חשוב לייצר בקרה שתוודא שלא תדברו עם לקוח ארבע פעמים בגין כל מוצר שאתם רוצים למכור לו; בקרה שתעזור בלחיצת כפתור לקבל את הסטטוס של כל הנושאים הפתוחים מול לקוח. לדוגמה: פוליסות פעילות, פוליסות שבוטלו, היסטוריית התכתבויות עם הלקוח; כלי שיציף לנו פוטנציאל שגלום בלקוחות הקיימים, לדוגמה: אם ללקוח כבר יש אצלכם ביטוח מבנה – להציע לו ביטוח חיים ואולי אף ביטוח רכב; בקרה שתתריע על מועדי סיום פוליסות ללקוחות קיימים; בקרה על ההוצאות וההכנסות שלנו; בקרה שתאפשר לנו להרגיש שאנחנו בשליטה על מה שאפשר לשלוט בו.
הנסיון הרב שצברתי מאפשר לי לבנות עבורכם כלים מחשוביים שיאפשרו לכם לראות את התמונה הכוללת, לראות מה עובד ומה לא, לראות מי עובד ומי לא, למקד את העבודה, לייעל את הזמן המושקע, לשפר את התדמית מול הלקוחות ולסייע בקבלת החלטות.
הסוף לכיבוי השריפות
בעולם של שינויים מהירים, שפע נתונים וצורך בקבלת החלטות מהירה אנו נדרשים לעירנות גבוהה ולאפקטיביות בכל הרבדים העסקיים, בין אם בשיווק, תפעול, לוגיסטיקה, שירות לקוחות וניהול הצד הכספי.
אנו שואפים למספר עובדים מינימלי שיאפשר לנו לבצע את המשימות תוך שמירה על מסגרת הוצאות רזה. התוצאה לרוב הינה עומס בלתי נגמר של מטלות שוטפות והנחתות בלתי צפויות אשר בפועל גורם לכך שנהיה ממוקדים בכיבוי שריפות. אם אתם מעוניינים במציאות אחרת שבה אנו תופסים בעיות בשורש בשלב מוקדם ומטפלים בהן – לשם אוביל אתכם.
הכותב הינו יועץ הלשכה בנושא ניתוח נתונים ופיתוח כלי עבודה באקסל לייעול ואוטומציה לתהליכי עבודה
