קוראי מאמר זה מתחלקים לשניים – אלה שכבר סיימו לתכנן את שנת 2022 ואלה שכנראה ממתינים למישהו שיתכנן עבורם את השנה.
לצערי, ומתוך ניסיון של מעל 35 שנים בענף הביטוח, מעטים הסוכנים אשר כבר סיימו לבנות את תוכנית העבודה לשנת 2022, ואילו הרוב ממתין. למה בוא ממתין? בהמשך במאמר.
"סוף מעשה במחשבה תחילה" הינו פתגם שמוכר לכל; אנחנו גם לא פעם נוהגים להשתמש בו מול הילדים שלנו, מול עובדים שלנו, והשאלה הנשאלת אם אנחנו משתמשים בו כלפי עצמנו. מה אומר למעשה הפתגם? לפני מעשה דרושה מחשבה, דרוש תכנון, דרושה בדיקה ורק לאחר מכן מגיע המעשה. פעם היינו אומרים "ספור עד 10 לפני שאתה מגיב", כי תגובה מהמותן ללא מחשבה אינה מומלצת בדרך כלל.
כוחו של הרגל
הרבה מאוד סוכנים מדלגים מ-31/12 לתחילת השנה וממשיכים בכוח האינרציה את הפעילות ללא כל תכנון מקדים. יתרה מזו, כוחות חיצוניים נוהגים להגיע לסוכנים ולהכריז על "תוכנית עבודה…, השנה אנחנו הולכים לעשות…, השנה אנחנו חושבים שיהיה לך טוב אם…..". רותמים את הסוכן לתוכניות העבודה שנקבעו במטה החברות והרוב נסחף לתוך תהליך זה מבלי לבדוק האם זה מתאים בכלל לצרכיו ורצונותיו.
באותה מידה שבכל הגופים המוסדיים – חברות ביטוח/בתי השקעות – יושבים שעות על גבי שעות במהלך שנת 2021 ובונים תוכניות עבודה, תקציבים, יעדים, אסטרטגיה ועוד, אין כל סיבה שכל סוכן ביטוח שמנהל עסק לכל דבר ועניין לא יעבור תהליך דומה עם עצמו או עם עצמו ובעזרת אנשי מקצוע אשר מתמחים בתחום.
תוכנית עבודה
אחד הדברים המרכזיים בבניית תוכנית עבודה ותקציב לקראת שנת עבודה חדשה הוא הכרת הנתונים הקיימים; הם למעשה משמשים יסוד לכל תכנון עתידי. מפעילות שאנו עושים במסגרת "אפשורנס" עם סוכנים לנושא בניית תוכנית עבודה ותקציב עולה כי נתונים רבים אינם ידועים או ידועים בחלקם; זה מתחיל ביחס ההוצאות מול ההכנסות, בשיעורי עמלה בענפים השונים, בהכנסות שוטפות/חד פעמיות, התחייבויות קיימות ועוד, וממשיך לגבי כל מערכת הניהול הפנימית ומערך הקשר עם הלקוחות של המשרד ועד לאן רוצים ומה חשוב לפתח השנה ולמה, נקודות אלו ואחרות מסתבר אינן בהכרח נמצאות או ידועות להרבה סוכנים.
בסופו של דבר מדובר בעסק כלכלי לכל דבר. לפעמים עסקים עם הכנסות גדולות, כוח אדם גדול, שטחי משרד רחבים ועוד, אך למרות זאת, הנתונים אינם מאורגנים ומסודרים בצורה שתאפשר קבלת החלטות לגבי העתיד על בסיסם.
בקרה לאורך השנה
בסדנאות לניהול זמן נשאלים המשתתפים: מי מנהל את הזמן למעשה?, האם הלקוחות או אתם מנהלים את הזמן שלכם?, מי מנהל את מי?; אותן שאלות צריכות להישאל בכל הקשור לבניית תוכנית עבודה ותקציב לשנת עבודה; מי קובע את היעדים? הסוכן? אולי המפקח שיושב מולו? מי בודק את התקציב המיועד ורואה האם תואם למטרות? הרי ברור שאם כל סוכן היה מנוהל על ידי דירקטוריון חיצוני לצורך העניין, כל ההסתכלות הייתה שונה בתכלית; פתאום צריך לבנות תקציב ולאשר אותו, פתאום צריך להגדיר יעדים, להסביר מדוע הם ולא אחרים ואיך זה יתרום לארגון, פתאום צריך לתת דין וחשבון על פעילות כזו או אחרת וכו', נראה מטריד? אבל כך למעשה מתנהלים אותם הגופים שמולם עובדים הסוכנים. אז מדוע לא לאמץ דפוסי עבודה דומים גם במשרד הסוכן.
כלים לסוכן
כל סוכן הרואה עצמו כמנהל עסק כלכלי צריך לאמץ חשיבה כלכלית; השינוי במעבר לתכנון יזום ודבקות במטרה לעומת עבודה בכוח האינרציה בלבד הוא מהותי ביותר. בעולם בו שולי הרווח הולכים וקטנים, בעולם בו הלקוחות מחפשים ערכים מוספים ולא רק מחיר, רוצים הכל עכשיו ומהר – בעולם כזה אין מקום לעבודה שאינה מתוכננת לפרטי פרטים. הנורמה הישראלית של "יהיה בסדר" והסחבקיות צריכה לפנות מקומה לנורמה של תכנון מסודר, ליווי מקצועי ובקרה לאורך כל השנה של אנשי מקצוע. יעדים שנקבעים מתוך צורך אמיתי ולא על ידי "חוצניים" שלא תמיד רואים עין בעין את האינטרס של הסוכן מול האינטרס של הגוף אותו הם מייצגים.
דרך אגב, אם שואלים מה תפקידי לשכת סוכני הביטוח לטובת חבריה, הרי אחת התשובות לדעתי היא להעמיד כלים מקצועיים לסוכן לנושא התכנון והבקרה השוטפת בהתנהלותו במהלך שנת עבודה. אני תקווה שאכן מישהו ירים כפפה זו ומהר – זוהי נתינת ערך אמיתית לכל סוכן אשר בטווח ארוך ובינוני תחזיר את השקעתה ובגדול.
חומר למחשבה.
הכותב הוא מבעלי "אפשורנס" – ליווי, יעוץ והשבחה
