עשרת הדיברות לניהול נכון של משרד הסוכן

התנהלות נכונה, מקצועית ומאורגנת תלויה בגורמים רבים: ממערכת ניהול הלקוחות ועד השתתפות בכנסים מקצועיים רבים; לצד השדרוג המקצועי תמצאו את עצמכם מוכנים לכל ביקורת של הרגולציה

לאורך כשבע שנותיי כעצמאית שאלו אותי הרבה סוכנים צעירים מהי הדרך הטובה ביותר לנהל משרד סוכן. בעקבות הביקוש, החלטתי לכתוב את עשרת הדיברות לניהול נכון של משרד סוכן. אני לא מבטיחה שזה יהיה זול אבל אין ספק שמדובר על התנהלות נכונה, מקצועית, מאורגנת והכי חשוב – מוכנה לכל ביקורת של הרגולציה.

אורטל שמש | צילום: באדיבות המצולמת
  1. מתחילת הדרך רכשו מערכת CRM מסודרת שתדע איך לנהל אתכם ואת הלקוחות הכי טוב שניתן. ישנן כמה שחקניות בולטות בתחום. שימו לב, יש מערכות שהן מתאימות יותר לפיננסיונרים, יש מערכות שמתאימות לאלמנטריסטים ויש מערכות שמתאימות לשני הדברים יחד. לכן שימו לב שאתם בוחרים את הנכון עבורכם. זו חצי חתונה קתולית ולכן יש לבדוק היטב לפני קנית התוכנה המיועדת.
  2. הורידו פרודוקציה. זהו אחד הדברים הכי חשובים שאתם יכולים לעשות. זה מאוד מועיל כשהתיק גדל, הנתונים מתמזגים במערכות כמו שצריך וסיכום התיק המשפחתי יוצא בקלות. הורדת הפרודוקציה מתבצעת בכמה מערכות: גם במערכת המסלקה לכל החיסכון ארוך הטווח וגם במערכת של חברת הביטוח לכל פוליסות הפרט. כל חודש ב־6 בחודש, יש להוריד פרודוקציה. כלי חשוב ולכן אין להתעצל.
  3. רכשו מערכת לניהול טפסים רב־יצרנית. מערכת שיודעת לעבוד עם כל החברות היא הפתרון הטוב ביותר. יתכן שזו הוצאה רבה בגלל האפשרות לעבוד עם כל החברות אבל זה מקל על העבודה ונותן לנו חיסכון בזמן היות ואין צורך להטעין בכמה מערכות כדי לקבל תמונה מלאה.
  4. סביבת עבודה ללא נייר היא חשובה. הוציאו את המדפסות, אין צורך בהן. חיסכון בנייר לא חוסך רק כסף אלא מאפשר לעבוד עם מינימום ריג'קטים בזמן הפקה כי התהליכים הופכים להיות דיגיטליים.
  5. אל תעבדו עם חברה אחת. בזמן עבר, בתקופת האבן, תמיד אמרו לנו להתמקד בחברה אחת או שתיים לכל היותר. אמנם באמת צריך שיהיו שתי חברות מובילות, אבל אין להיתקע על שתיהן בלבד אלא יש לפתוח מספרים בכל החברות על מנת לתת את הפתרון לכל הלקוחות שלנו. היום, בעיקר בתחום הבריאות, יש אפשרות לעבור מחברה לחברה (לפני הרפורמה לפוליסה של אחרי הרפורמה) מבלי למלא הצהרת בריאות ורק אם עושים זאת באותה החברה. דמיינו שאתם במקרה לא עובדים עם אותה החברה,  איזו החלטה אובייקטיבית תעשו? דילמה.
  6. עבדו מול סוכן־על. הרבה סוכנים צעירים לא רוצים שיגזרו עליהם עמלה מלמעלה. הדבר מאפשר להם אמנם לקבל יותר כסף בסוף החודש על פוליסה שהופקה, אך מגביל אותם בצורה משמעותית. חברות הביטוח מבקשות התחייבות על מכירות, במידה ולא תעמוד ביעד שהוצב לנו, נצטרך להתמודד עם סגירת מספר או שפשוט מראש לא יפתחו לנו כי לא נוכל להתחייב. סוכנות על מאפשרת לנו לעבוד עם כלל היצרנים ללא דרישה למכירה ובכך נוכל למקסם את ההכנסות שלנו (גם אם הסוכנות גוזרת מלמעלה).
  7. השתתפו בכמה שיותר כנסים מקצועיים שאינם שייכים לחברות הביטוח כדי לקבל את מקסימום המידע האובייקטיבי.
  8. מתי להביא פקיד/ה? שאלה שעולה אצל כל סוכן צעיר שגדל. צריך להבין: פקידה טובה יכולה לאפשר לנו להתפנות למכירות. המשמעות היא יותר הכנסות, אך בל נשכח שצריך גם להוציא משכורת ולדאוג להכשיר את העובד/ת. המצב הכי טוב להכניס עובד נוסף למשרד זה כאשר אתם מתייאשים מעומס התפעול ומתחילים לקטר עליו. זה זמן השיא שבו צריך לקחת החלטה כלכלית ולעשות את הצעד.
  9. השתמשו במערכת טלפונים עם הקלטת שיחות. אין לוותר על סעיף זה. כדי לעמוד בחוקי הרגולציה יש להקליט הכל בצורה הכי ברורה כדי לא להיקלע לבעיה מול הפיקוח וביקורת פתע.
  10. היו אנשי שירות טובים, שכן שירות טוב מוביל ללידים איכותיים וטובים.הכותבת הינה חברת הוועדה לסוכנים צעירים