אחד הכלים החשובים ביותר במשרד הסוכן הוא תוכנת ניהול משרד המשמשת הן כמערכת CRM (Customer Relationship (Management והן כמאגר מידע על תיק הביטוח של המשרד. היעדר תכונות מרכזיות לשימוש הסוכן וצוות המשרד מקשות על תפעול המשרד ומתן שירות ללקוח.
חלק מבתי התוכנה מקיימים שיח תמידי עם הסוכנים, כדי לשפר ולהוסיף תכונות נדרשות, ואילו אחרים עושים מאמץ מוגבל בלבד לעזור לסוכן לתת שירות ולהתאים את עצמו לדרישות הרגולטור.
לאורך השנים נעשו כמה נסיונות לקדם בסיס מקצועי משותף לכל בתי התוכנה, כדי לאפשר סטנדרטיזציה בתחום – כזה שיאפשר ללשכה לתת "תו תקן" לתוכנות העומדות בדרישות שוק הביטוח. ועדת הטכנולוגיה של הלשכה החליטה על יוזמה חדשנית, שבה אחת לתקופה יוצגו לסוכנים ריכוז השיפורים שנעשו בתוכנות ניהול המשרד השונות.
במקביל יוצגו הכנסתן/ היעדרן של תכונות מרכזיות, שלטעם הוועדה הינן חיוניות באבולוציה התפעולית של המשרד. כל זאת, כדי לאפשר לנו, הסוכנים, לקבל החלטה בעצמנו, תוך היכרות עם היתרונות והחסרונות של התוכנות השונות. ואלה התכונות הראשונות שאותן נבקש לבחון ב-30/6/2015:
1. תמיכה בהקלטת שיחות מתוך תוכנת ה-CRM – התממשקות למערכת ההקלטה ו/או המרכזייה, תוך חיבור הקובץ לתיק הלקוח.
2. תיעוד ייפוי כוח בתיק הלקוח – כולל הפרדה בין ייפוי כוח גורף (ב1) וייפוי כוח נקודתי (ב2), הפרדה בין בני זוג בתיק לקוח, ואפשרות לתזכורות בזמן מוגדר לפני פקיעת תוקפו של ייפוי הכוח.
3. תמיכה בהקמת תיק לקוח על פי קבצי המסלקה הפנסיונית – היכולת להקים תיק לקוח פוטנציאלי ו/או עדכון לאחר ייפוי כוח באמצעות קבצי XML בפורמט המסלקה.
4. יכולת גיבוי ואחזור – כולל שילוב פתרונות גיבוי בענן למעוניינים.
5. יכולת שליפת מידע אודות מבוטח גם כשהסוכן מחוץ למשרד – ממשק ייעודי לתוכנת ניהול המשרד.
אין ולא תהיה תוכנה אחת שהיא עדיפה באופן מוחלט. לחלק מהתכונות המוזכרות מעלה יש מענה חלקי בתוכנות מסוימות ולשאר כלל לא. לכל משרד צרכים שונים ושיטות עבודה שונות. עם זאת, בהחלט ישנם מאפיינים מרכזיים המשותפים לרוב הסוכנויות והמשרדים, ושינויים רגולטוריים מחייבים אותנו לשיפור מתמיד. עד היום סוכני הביטוח נדרשו להתגמש לפי סל תכונות שסיפקו בתי תוכנה. אנו נפעל לשינוי מהותי, מתוך מטרה להגדיר צרכים ולהציג ליקויים. בתי התוכנה צריכים לתת מענה לצורכינו כלקוחות ויצטרכו להצטיין ולהשתפר יחד אתנו.
הוועדה לטכנולוגיה מזמינה את כלל הסוכנים להציף רעיונות ובקשות לשיפור. אנו נרכז את המידע ונמשיך לעזור לכולנו להתייעל ולהשתפר.
